2007年07月27日

初心者が使ってはいけないエクセルの5機能

Pop is dead.
Pop is dead. エクセルには便利な機能が沢山あるけれど、使い方を間違えると、かえって見にくい資料や加工しにくいデータができてしまう事があります。実際に初心者の人がやりがちな「間違った機能の使い方」から、初心者が使うべきではないエクセルの機能を書いておきます。

1.セル結合
 ああ、セル結合。私が大嫌いな機能です。これは初心者上級者問わず、やむを得ない場合を除いては使用禁止。結合してしまうと、データのコピー&ペーストが出来なくなったり、コピーすると表示位置が変わったりとロクな事がありません。セル結合の目的は多くの場合「選択範囲内で中央」で代替できるはずです。

2.コメント挿入
 入力されたデータに対して注釈が書けるコメント機能は便利ですが、使い方を誤るとひどいことに。例えば売上の欄に「\1,000,000」と入力して、そこにコメントを挿入し、コメントとして「内訳:A商品50万円、B商品30万円、C商品20万円」と書いてしまう人がいます。いや、信じられないけれど初心者とはそういうものだ。こういう人には「とにかく数字はセルに入れろ、コメントは使うな」と言っておかなければいけないでしょう。

3.太い罫線
 表の罫線というのは、細い方が邪魔にならず、見やすい物なのですが、慣れないうちはそれに気付かず、無駄に太い線を引きがちです。どういうわけだか初心者ほど太い線を引く傾向にある。そしてどういうわけだか無駄に太い線で構成された表というのはバカに見えます。

4.円グラフ
 初心者というのはとかく「変なグラフ」を作りたがるものですが、その中でもひどいのが円グラフです。私は今まで、何十という「これは菊の御紋か?」というバカ円グラフを見てきました。円グラフに限らず、「何をどう見せたいか」という意志を持たずに作ったグラフというのは無価値なのですが、エクセルでは簡単にグラフが作れてしまうので初心者ほどグラフを描きたがります。しかも無意味で見にくいグラフを。

5.マクロ
 初心者は使わないと思うので番外ですが、「初心者の心を持った中級者」が乱用するのが適当に作ったマクロ。一人で楽しんでいる分には良いのですが、「ここにデータを入れてボタンを押してください」みたいなフォーマットを取引先に配布したり。正常に動けば問題ないのですが、何しろ「マクロの自動記録」だけで適当に作って、ちゃんと動作確認してないのでガンガン止まる。最悪の場合元データが消えたりする。ソースが読めない人のマクロというのは他人に迷惑をかけがちです。

 使ってはいけないというのは言い過ぎ(惹句)ですが、飽くまでも念頭に置くべきは「エクセルで作った資料は、作っただけで終わりではない」ということでしょうか。その資料・データを自分が、あるいは他人が今後利用するかも知れない。その時に加工しやすいように、整然としたまとめ方をしなければいけない。
 と、こう書くと抽象的なのですが、抽象的にしか書きようがないようにも思う。二次加工しやすいデータというのはどういうデータか、というのは言葉で説明すると非常に長くなりそうだし、まわりくどくなる。経験から学び取るのが、実は近道なのではないでしょうか。
posted by LSTY | Comment(3) | TrackBack(1) | パソコン | このエントリーを含むはてなブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク
この記事へのコメント
初心者なので質問させてください

エクセル内のリンクをクリックすると
コンピューターに設定されている制約のため、この操作は中止されました。
と 出るのですが どうすれば良いのでしょうか?
Posted by オダ ヨウソウ at 2007年10月05日 14:01
でもたいてい
「コンピューターに設定されている制約のため、この操作は中止されました。」
のメッセージってアンインストールしてもレジストリを元に戻してくれないGoogle Chromeをアンインストールしたことが原因なんですよね。
Posted by regdword at 2014年08月30日 16:31
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Weblog: 自分、無粋ですから
Tracked: 2007-08-16 20:46